Data Certa Documenti: Come Funziona? Guida Completa

Data Certa: cos’è? Data Certa offre la possibilità di certificare in maniera esatta sia la data che l’ora in cui un qualsiasi tipo di documento è stato creato.

Questo strumento permette di utilizzare i documenti anche a livello probatorio in caso di dispute o contese nei confronti di terzi e a conferirgli quindi un valore pienamente legale.

Ciò che rende Data Certa un valido alleato è il fatto che, una volta confermate data e ora, non è più possibile modificarle e sigillano quindi definitivamente il documento creato.

Data Certa Poste: cos’è?

Data Certa Poste offre la possibilità a qualsiasi azienda (sia pubblica che privata) di utilizzare i servizi di Data Certa sopra esposti, con l’affissione di quella che viene chiamata EPCM (acronimo di Electronic Postal Certification Mark) apposta proprio da Poste Italiane.

L’EPCM di Poste Italiane, oltre a conferire al documento la concretezza di data e ora di produzione, riveste il documento di autenticità (è un vero e proprio marchio), leggibilità (facilità di lettura, comprensibilità e chiarezza) e reperibilità (è sempre possibile averne una copia a disposizione in quanto vengono memorizzati nell’archivio digitale di Poste Italiane).

Data Certa Scrittura Privata

Perchè è importante?

Quando una scrittura privata non è autenticata da parte del notaio solitamente la data della produzione del documento viene inserita alla fine del documento stesso.

Questa data però non risulta avere valore legale e può conseguentemente essere messa in dubbio da qualsiasi persona.

Se la data non è autenticata inoltre significa che non è certificata e c’è il rischio che una qualsiasi persona possa falsificarla e retrodatarla a proprio piacimento e per soddisfare i propri interessi personali.

Per questo motivo risulta essenziale apporre una data certa al proprio documento per evitare qualsiasi tipologia di controversia o brutta sorpresa che potrebbe arrecare danni considerevoli ai vostri affari.

Come Apporre Data Certa?

Esistono vari metodi per apporre Data Certa ai vostri documenti: autenticazione da parte del notaio, affissione del marchio di Poste Italiane (già precedentemente trattato), utilizzo della spedizione postale tramite raccomandata, utilizzo della PEC (acronimo di Posta Elettronica Certificata) e la firma digitale.

L’autenticazione da parte del notaio è sicuramente un metodo efficace, ma anche molto dispendioso in quanto le parcelle di questi professionisti sono generalmente molto elevate.

Quando si spedisce un documento tramite raccomandata e si vuole avere l’affissione di una data certa (il documento è da spedire sia al destinatario, sia a sè stessi) viene utilizzata la procedura del piego chiuso senza busta.

Questa procedura consiste nel piegare il documento in tre parti e pinzarne solo i lati in modo da lasciare il frontespizio davanti.

A questo punto l’ufficiale delle Poste apporrà il bollo adesivo delle raccomandate con il codice a barre da cui è ricavabile la data.

La Posta Elettronica Certificata offre la possibilità di far ottenere data certa ai documenti inviati tramite la casella di posta, ma ha un limite: generalmente infatti la posta certificata può inviare mail solo ad altri indirizzi di posta certificata e conseguentemente può ricevere mail solo da indirizzi di posta certificata.

Anche l’utilizzo della firma digitale permette al documento di avere una data certa in quanto viene impressa al documento la data in cui è stata effettuata la firma stessa.

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