Nota Spese: Guida Completa, Esempi, Calcolo, Fac Simile?

18

Molte aziende per la loro attività hanno la necessità di inviare i loro lavoratori a prestare la loro opera presso clienti o comunque luoghi di lavoro diversi dalla sede abituale. In altre parole i lavoratori sono inviati in trasferta. La Trasferta si caratterizza, quindi, per il distacco del dipendente per andasre a lavorare da un’altra parte, in Italia o all’Estero. Puntualizziamo questo perché esiste una differenza di trattamento della trasferta tra i due casi ma lo vedremo più avanti. Ovviamente il dipendente in trasferta affronta delle spese legate alla condizione specifica di trasferta come vitto, alloggio, trasporti eccetera. Tutto va poi riportato in un documento onde richiedere il rimborso, la Nota Spese: Guida completa, Esempi, Calcolo, Fac Simile?

Nota Spese

Il rimborso delle Spese sostenute in trasferta si può realizzare in due modi diversi:

  • A piè di lista
  • Forfettario

Nel forfettario il dipendente riceve un rimborso scollegato dalle reali spese sostenute. Al lavoratore viene erogato un importo determinato dal Contratto collettivo di lavoro o da accordi aziendali.

Proprio per il suo carattere forfettario, non devono essere presentati documenti dimostrativi delle spese sostenute. Restano a parte le spese per il trasporto, ovviamente, essendo il Rimborso forfettario relativo a vitto e alloggio con calcolo su base giornaliera.

Il Rimborso a piè di lista

Nel rimborso a piè di lista il lavoratore, a chiusura della trasferta o su base mensile, deve riportare tutte le spese sostenute, giustificate da scontrini e ricevute dimostrative, su un modulo apposito.

L’amministrazione dell’azienda ha il compito di verificare che tutte le voci riportate siano coperte da relativa ricevuta e annotare tutto in contabilità a cui segue l’erogazione del rimborso.

Va detto che dette spese e il rimborso relativo non sono assoggettate a tassazione nè a contributi in quanto non rappresentano una voce di reddito ma di mero rimborso di quanto speso.

Calcolo Nota Spesa

Le Spese sostenute e di cui si richiede il rimborso devono essere indicate in modo distinto per tipo di spesa. Andranno, così, indicate le varie voci relative al vitto, all’Hotel, ai trasporti e così via.

In fase di calcolo andranno sommate le spese separatamente per le varie voci di spesa e infine sommate nel totale del rimborso richiesto. Questo consente all’amministrazione di imputare le spese ai vari centri di costo per la corretta contabilizzazione.

Fac Simile Nota Spese

Nella compilazione della Nota Spese dovranno trovarsi le indicazioni dei dati dell’azienda, del soggetto che richiede il rimborso, il luogo della trasferta, la data di inizio e di termine.

Nei vari riquadri previsti si dovranno poi annotare le singole spese sostenute e poi raggruppate in subtotali e infine il totale. Molte aziende predispongono loro moduli specifici ma nel caso non sia così, puoi anche scaricare dal web, da uno dei tanti siti che lo propongono, un fac simile del modulo rimborso spese.

Sempre sul Web trovi anche diversi modelli editabili che puoi compilare direttamente e stampare. Ultimo atto è la consegna all’amministrazione che può essere fatta a mano, per fax o in via telematica. Non dimenticare, ovviamente, la firma sulla Nota Spese senza la quale il documento non ha valore e non darà origine al rimborso.

Nota Spese: Guida Completa, Esempi, Calcolo, Fac Simile?
Nota Spese: Guida Completa, Esempi, Calcolo, Fac Simile?

Calcola Note Spese

Il calcolo delle Spese sostenute e di cui chiedi il rimborso generalmente non presenta difficoltà ma un errore umano di calcolo è sempre possibile. Per evitare che questo accada e generi problemi puoi usare Excel che provvede autonomamente al calcolo delle voci che hai inserito e quindi calcola il totale del rimborso a fronte dalla Nora Spese.

Modello Nota Spese Excel

Excel è un programma che ti facilita parecchio nella compilazione della Nota Spese. Attraverso Excel puoi evitare di fare personalmente il Calcolo della Nota Spese.

Non è detto che tutti possano essere sufficientemente esperti nell’uso di Excel che effettivamente presenta alcune difficoltà per molti. Se anche tu ti trovi in quest’ampia pletora di persone, puoi approfittare del Web che ti mette a disposizione Modelli di Nota Spese Excel.

Non dovrai fare altro che scaricarlo dal Web, compilarlo e stamparlo prima di presentarlo all’amministrazione dell’azienda. Facendo una ricerca in Internet troverai diversi siti che lo propongono.

Nota Spese Amministratore

Naturalmente anche gli Amministratori delle aziende possono avere il rimborso delle spese sostenute per l’azienda. Se l’amministratore è inquadrato come dipendente o comunque subordinato, la Nota Spese segue sostanzialmente la stessa via dei dipendenti.

Se l’Amministratore è dotato di Partita IVA, quindi un Professionista, il rimborso segue fiscalmente la stessa via delle Partite IVA. Cambiano leggermente le voci di spesa.

Difficile sostenere per un comune dipendente eventuali spese di rappresentanza come, ad esempio, pranzi e cene di lavoro mentre queste possono essere facilmente sostenute da un Amministratore.

In ogni caso tutte le Spese sostenute devono essere riportate e richieste in rimborso tramite un modulo di rimborso Spese come tutti gli altri.

Hai trovato utile questo articolo su Nota Spese: Guida Completa, Esempi, Calcolo, Fac Somile? Commentalo subito e seguici su Facebook.

Lascia una risposta

L'indirizzo email non verrà pubblicato.

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.